Purchasing Officer มีหน้าที่อะไรบ้างคะ

ไม่ถูกต้องเลยค่ะ  การที่ต้องได้ของราคาต่ำที่สุดและคุณภาพดีที่สุด

หลักการง่าย ๆ ของการจัดซื้ออาจจะใช้ได้ค่ะ  แต่ในความเป็นจริงต้องสร้างเงื่อนไขเพื่อลดการสูญเสียดังนี้ค่ะ

1. ศึกษาข้อมูลผู้ผลิตและผู้ขายอย่างละเอียด   เพื่อแยกซัพพลายเออร์เป็น trading, autorized distributor, manufacturer และร้านค้าปลีก  เพื่อประโยชน์ในการให้น้ำหนักการซื้อ  เนื่องจากการซื้อขายแต่ละครั้งนั้นหมายถึงความสุ่มเสี่ยง (เหมือนซื้อเครื่องสำอางค์เค้าเตอร์กับเน็ตอ่ะค่ะ)  คุณอาจจะได้ของไม่ตรงตามเสป็ค (อันนี้ถือว่าเคสรุนแรง  คุณถือว่ามีความผิดในการ qualify ซัพพลายเออร์ที่เข้ามาเสนอขาย  แสดงให้เห็นว่าคุณไม่มีศักยภาพในการแยกแยะ)  ต่อมาคือของส่งไม่ตรงเวลา (ก็เป็นความผิดรอง ๆ ว่าคุณไม่มีการจัดระบบที่ดีพอ  ทำให้เกิดความเสียหายต่อองค์กร  เพราะบางที่การผลิตเสียหายเพราะ spare part ส่งไม่ทัน  ต่อมาคือ  การถูกยกเลิกออเดอร์กระทันหัน (เป็นความผิดน้อยหน่อย  ตรงที่ว่า  เกิดปัญหากับบริษัทที่ซัพพลายของนั้นจริง ๆ คือไม่สามารถผลิตหรือนำเข้า  ซึ่งตรงนี้คุณต้องแก้ปัญหาโดยคุณต้องมี list supplier สำรองเสมอ (อย่าทำงานแบบซื้อเจ้าเดียวและไม่เทียบ)
2. การเจรจาต่อรอง  เป็นสิ่งสำคัญ  แต่ขอเตือนจัดซื้อไว้ว่า  การต่อรองที่มากเกินความเป็นไปได้  คุณจะถูกย้อมแมวขายโดยไม่รู้ตัว  และเงื่อนไขจะถูกลดทอนลง  เช่นการรับประกัน  การเซอร์วิส  ซึ่งการต่อรองนั้นจะต้องวางบนเหตุและผลที่เกิดความสูญเสียน้อยที่สุด  เช่นคุณต้องการซื้อสินค้าชนิดหนึ่ง  ซึ่งเหมือนกันทุกอย่าง  แต่เจ้าหนึ่งรับประกัน 3 ปี  free off-charge ทุกอย่าง  อีกเจ้าก็ 4 ปี (แต่บนเงื่อนไขที่คุณเสียเปรียบในการเคลมอย่างมาก  เช่นต้องเสียค่าเคลมเอง  ค่าส่งที่ชาร์จแพง)  เพราะฉะนั้นการเป็นจัดซื้อที่ดี  ไม่ใช่ซื้อของได้ถูกนะค่ะ
3. การแชร์ออเดอร์  ไม่ว่าอย่างไรก็ตาม  หากคุณต้องซื้อของปริมาณเยอะ ๆ และซื้อมาหมดไป  ต้องซื้อใหม่ตลอด (consume) คุณต้องเลี้ยงซัพพลายเออร์  เช่นว่า  แบ่งออเอร์เป็น 70% ให้เจ้าที่ถูกกว่า  และ 30% ให้เจ้าที่แพงกว่าเป็นอันดับสอง  เพราะหากเกิดกรณีที่เจ้าแรกของขาดสต๊อกกระทันหัน  คุณจะสามารถเรียกสินค้าสำรองจากบริษัทที่สองได้  ซึ่งจะลดการเกิดปัญหาต่อการผลิต  ถือว่าเป็นวิธีการทำที่ถูกต้อง  แต่ในหลาย ๆ ที่ชอบของถูก  ซื้อ 100% แต่พอของขาดจะมาเรียกเอาจากเจ้าที่สอง  เค้าก็ไมมีของให้หรอกค่ะ  เพราะเค้าไม่ได้คิดว่าจะสต๊อกมาขายได้  ที่นี้แหละ  นรกเลย  ของไม่เข้า  การผลิตมีปัญหา  คุณโดนเรียกสอบแน่ ๆ
4. การประเมินค่า KPI ของซัพพลายเออร์แต่ละเจ้าทุกปี  โดยการประเมินแบบให้น้ำหนัก (ซึ่งขึ้นอยู่กับองค์กรนั้น ๆ)  และการอัพเดทสถานะของซัพพลายเออร์  เพราะบางทีใกล้เจ๊ง  รับเงินวางดาวน์ไปแล้วปิดบริษัททิ้งซะงั้น (เช่นงานโครงการ)  คุณแหละคือคนถูกมองว่าผิดคนแรก
5. การหาซัพพลายเออร์ใหม่ ๆ อยู่เสมอ  เพื่ออัพเดทตัวคุณเองค่ะ (จะทำให้ตัวเองมีคุณค่าต่อองค์กร)
การทดแทนสินค้าที่มีปัญหา  หาสินค้ายาก  ฯลฯ  คุณต้องรู้จักการทดแทนสินค้ากันได้ (และต้องไม่เสียคุณภาพเดิมไป) 
6. อย่าตวาด  หยาบคายต่อซัพพลายเออร์  หรือมองว่าเค้าไม่ใช่คน (หลายที่มองเซลเป็นหมาเลย)
เพราะเวลาออกนอกบริษัท  คุณจะโดน.......แน่นอน  หน้าตาต้องยิ้มแย้ม  พูดจาดี (แต่ต้องไม่อ่อนจนเกินไป)  ต้องเด็ดขาดบนเหตุผลที่เหมาะสม  อย่างดื้อดึงเอาแต่ใจ  เพราะเมื่อซัพพลายเออร์ไม่พอใจ  คุณจะโดนแบบข้อข้างบนคะ  เค้าก็เล่นงานคุณจนออกจากบริษัทได้เช่นกัน (อย่านึกว่าทำไม่ได้นะค่ะ  หลายที่จัดซื้อร้องไห้ออกจากห้อง ผจก. ต่อหน้าเซลเลย)

หวังว่าคงช่วยเหลืออะไรได้บ้างไม่มากก็น้อยนะค่ะ